第一章 总 则
第一条为使我院公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，根据上级有关规定，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条学院公文的适用范围：
（一）关于贯彻执行落实学校的重大决定或决议；
（二）关于学年、学期或一个时期工作的安排部署；
（三）关于某些方面工作的重要政策性规定；
（四）关于某些方面工作的重要决议、要求；
（五）转发涉及全局性、政策性的有关报告、讲话等；
（六）学院就有关问题向学校的报告、请示、汇报等；
（七）发布一些具体而重要的规章制度、通知等。
第三条学院公文处理实施行政、党委合一的原则，使用统一的发文单位标识、发文字号。
第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条全院发文分两个层次：以学院名义印发的正式编文号的公文；不编文号的一般性通知、公示等。
第六条学院办公室是公文处理的管理机构，主管本院公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条学院的公文种类主要有:
（一）决定：用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排,奖惩有关单位及人员。
（二）通知：用于批转下级机关，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求院内办理和需要有关教师周知或者执行的事项，任免人员等。
（三）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（四）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问或要求。
（五）请示：用于向上级机关请求指示、批准。
（六）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）函：用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（八）会议纪要：用于记载学院会议的重大决策、主要精神和重要议定事项。学院会议纪要由学院办公室主任或秘书起草，院长或书记签发。
（九）章程:组织经特定的程序制定的关于组织规程、办事规则。
（十）规定:用于对特定范围内的工作和事务做出比较全面、系统、概括的具有约束力的规范。
（十一）制度:对学院教师某一方面规范化而做出的规定。
（十二）规则：对某一事务或活动的行为准则作出具体的规定。
（十三）办法：对某项工作做出比较具体的处理办法、实施程序。
（十四）细则：对有关规章制度的实施执行制定的具体办法意见。
（十五）公示：用于发布需要公众了解和掌握情况，以征询公众的意见，接受公众监督，改善工作。
（十六）主持词：主持人在各种重要的会议、仪式和盛大典礼上进行主持活动过程中所使用的一种文稿。
（十七）工作计划（工作要点）：对一定时期的工作任务预先做出筹划和安排。
（十八）工作总结：对前一段的工作进行全面系统的回顾、分析、研究与评价，从中找出经验教训，得出规律性认识，以指导今后工作。
（十九）工作简报：用以汇报工作、交流经验、沟通情况、传递信息、指导工作。
（二十）新闻报道：就是对新近发生的客观事实进行报道和传播，是报道者对客观事实进行主观反映后形成的观念性的信息。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。
第九条公文眉首一般包括发文单位标识、发文字号、红色反文线等内容。
（一）发文单位标识。由发文单位全称组成。以学院行政、党委名义向院内、校内院外发文的单位标识一律用“广西师范学院教师教育学院”。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm�15mm。
（二）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
1．以学院行政、党委名义向院内外（校内）行文用“教师院”发文字号；
2．学院没有向校外行文的权利，若要想校外行文，须通过学校相关部门进行。
第十条公文主体部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章等。
（一）标题。置于红色反文线之下、主送机关之上，用2号小标宋体字，可分1行或多行居中布排，字体加粗。标题一般应当标明发文机关名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。
（二）主送机关。公文的主要受理机关，应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格，用3号仿宋体字。一般普发公文，可主送多个单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可抄送。
（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
1．情况确实,观点明确,表述准确, 言简意赅,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短，一般每面排
22行，每行排28个字；
2．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号，引用外文应注明中文含义，日期应写明具体的年、月、日；
3．结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”；
4．文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确中文译名；
5．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件名称标于正文内容之后、成文日期之前，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.����”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。凡印发、发布、转发及批转相关文件，因其与正文密切相关，一般不标为附件。
（五）成文日期。一般署会议通过日期或领导人签发日期。成文日期应当以汉字写明年、月、日。“零”写成“○”。成文日期右空4字。决议等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号置于标题下、居中。
（六）印章。应当加盖发文机关印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第十一条版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送、份数等，且不注印发日期，版记各要素之间不加反文线。会议纪要用“分送”。
（一）主题词。反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，按《公文主题词表》标注。“主题词”用3号黑体字，居左顶格置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。
（二）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。
（三）印发机关、印发日期和印刷份数。印发机关是指印发公文机关的办公部门，学院发文的印发机统一标记为“广西师范学院教师教育学院”。印发日期是印发机关印刷公文的日期，用阿拉伯数码标识。标有密级以及请示重要事项的公文应标注印刷份数。印刷份数是文件印刷的总数，印成“共印��份”。印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方。
（四）版记。版记置于公文最后一面，最后一个要素置于版心最后一行。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十三条 公文用纸幅面。公文用纸采用国际标准A4型（210毫米�297毫米）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第十四条公文页边与版心尺寸遵照以下规格：
公文用纸天头（上白边）为：37mm�1mm；
公文用纸订口（左白边）为：28mm�1mm；
版心尺寸为：156mm�225mm（不含页码）。
第十五条排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。
第十六条装订要求。文字从左至右横排，双面印刷，左侧平钉（两钉）装订。
第四章 行文规则
第十七条行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第十八条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。需要上级答复的事项，必须用“请示”。请示应做到一文一事，不得将请示事项夹在非请示公文中。请示一般应明确一个主送机关，不要多头主送。请示一般不要以个人名义上报。除校领导直接交办的事项外，请示应当分别送学校党委办公室或校长办公室按规定程序处理，不应直接送领导本人。
第十九条学院党政公文实行文件、函件分开，控制发文规格，严格公文使用范围。凡就具体事项与有关部门或单位进行商榷；答复有关部门、单位的询问等，使用函件。
第五章 发文办理
第二十条 发文办理由拟稿、会签、核稿、签发、编号、登记、缮印、院对、用印、发送等环节组成。
（一）拟稿由学院领导指定专人撰拟公文文稿。
（二）核稿公文文稿形成后，学院办公室主任要认真审核。审核时要求对文稿内容、格式、语言进行全面修正，以提高公文质量。
（三）审核学院印发文件，须经学院领导审核，以保障文件的正确性和与相关文件的连贯性。
（四）签发公文文稿经审核修正后，送院长签发。院长签发核准发出的意见后，不经签发人同意不得修改。签发时应署全名，并注明年、月、日，受委托签发的要注明“代签”二字。
（五）编号、登记公文文稿经领导签发后，主办人员交院办公室相关人员填写登记表，登记文件名称、签发人姓名，并编发文号。
（六） 校对、缮印、用印、分发公文文稿校对由拟稿人负责，重要公文要做到二校三校。校对完毕，校对人签字后，方可缮印。缮印完毕后，应在正文成文日期处加盖单位印章。最后由公文承办人装订，按公文要求投送公文主送、抄送单位。
(七) 归档公文发送后，承办单位负责将印好的公文一式二份与文稿和领导批示，及时收齐归档。
第二十一条设发文登记簿，于每年的一月一日起使用，至当年的十二月三十一日止，依照发文次序编序，以免混淆。
第六章 收文办理
第二十二条院外单位行文本院（含本院各部门）的文件，先送学院办公室登记收文后，转发学院相关领导。
第二十三条收文办理由登记、阅批、承办、传递、催办等主要环节组成。
（一）登记对收进的文件，由学院办公室分别签收、拆封、登记。对院领导亲收件，交由本人拆封。
（二）阅批收文登记后，由学院办公室主任或秘书阅签，提出拟办意见，呈送相关院领导阅批。急件应即时阅批。
（三）承办承办人应根据院领导的批示或拟办的意见认真、负责、迅速地办理，并将办理结果记入文件传阅单。如有困难不能依限办理完毕时，应先向学院办公室说明理由，提出预计完成日期，送主管院领导审批。
（四）传递传送文件由承办人负责。文件传送必须在送件簿上登记后，分送收件相关院领导。相关院领导收件后应在送件簿上签收。
（五）催办承办人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办。
（六）归档承办的公文办理完毕后，立即向学院办公室反馈，并将相应材料送交学院办公室归档；院领导在批阅完毕后也应把原件送学院办公室存档。
第二十四条设收文登记簿，于每年的一月一日起使用，至当年的十二月三十一日止，依照收文次序编序。
第七章 附则
第二十五条学院授权学院办公室对本办法负责解释。
第二十六条本办法自发文之日开始实施。
附件：1.学院行文样张.doc
2.会议纪要样张.doc
3.学院发文稿纸样张.doc
4.学院收文专用纸样张.doc
2015年1月12日
附件1：学院行文样张（3号仿宋体）
教师院〔2015〕Ｘ号（3号仿宋体）
关于ＸＸＸ的决定（2号小标宋体字）
学院各部门：（3号仿宋体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。（3号仿宋体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
主题词（3号黑体）：ＸＸ ＸＸ ＸＸ（3号小标宋体）
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| 抄送（3号仿宋体）：ＸＸＸ，ＸＸＸ，ＸＸＸ。
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| 广西师范学院教师教育学院
| 2015年Ｘ月Ｘ日印发
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附件2：会议纪要样张
时 间：ＸＸ年ＸＸ月ＸＸ日
地 点：ＸＸＸＸ
主持人：ＸＸＸ
参加人：ＸＸＸ
列席人：ＸＸＸ
记录人：ＸＸＸ
关于ＸＸＸＸ的会议纪要
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸ整理
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二○一五年Ｘ月Ｘ日
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分送：ＸＸＸＸ
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分发：
| ＸＸＸ，ＸＸＸ，ＸＸＸ。
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附件3: 学院发文稿纸样张
广西师范学院教师教育学院发文稿纸
签发意见：
| 分管院领导审签意见:
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初审意见:
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拟 稿 人
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| 校对人
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缓急程度
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| 印 数
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主 送
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抄 报
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主 题 词
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附 件
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公文编号： 教师院 〔 〕 号
（标 题）
附件4: 学院收文专用纸样张
广西师范学院教师教育学院
收文处理专用纸
缓急程度
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| 时间节点
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来文单位
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| 文 号
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拟办意见
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批办意见
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办理情况
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